هل تعرف كيفية تسجيل قيود اليومية؟
دفتر اليومية، أو ما يُعرف بـ “الدفتر اليومي للقيود”، هو أحد الأدوات الرئيسية في مجال المحاسبة التي تساهم في الحفاظ على سلامة السجلات المالية للشركات والمؤسسات.
يعتبر دفتر اليومية نقطة البداية الأساسية لتسجيل العمليات المالية اليومية التي تقوم بها المؤسسة، ويعكس بدقة تدفق الأموال والمعاملات الاقتصادية للشركة.
دور تسجيل القيود في دفتر اليومية
قبل معرفة كيفية تسجيل قيود اليومية، من المهم معرفة دور تسجيل القيود في دفتر اليومية!
في عصر برامج المحاسبة الآلية، قد يكون من السهل نسيان دور إدخال دفتر اليومية المتواضع، في اليوم السابق لكل هذه الأتمتة، تم إجراء الإدخالات يدويًا في المجلات، والتي ربما كانت عبارة عن أوراق Excel ولكن في وقت ما كانت عبارة عن كتب ورقية فعلية.
تُستخدم قيود دفتر اليومية المحاسبية لتسجيل المعاملات المالية في النظام المحاسبي، وسيتم نقلها من دفاتر اليومية وترحيلها إلى دفتر الرئيسي العام، في حين أن معظم هذه العملية تحدث خلف الكواليس في برامج المحاسبة الحديثة، فمن المهم معرفة ما يحدث وهناك أوقات يجب فيها إجراء إدخالات يدوية لتصحيح أو ضبط أرصدة الحسابات في نهاية الفترة المحاسبية.
ما هي أهمية دفتر اليومية؟
تشكل معرفة كيفية تسجيل قيود اليومية، وإدخالات دفتر اليومية اللبنات الأساسية لطريقة المحاسبة ذات القيد المزدوج التي تم استخدامها لعدة قرون للاحتفاظ بالسجلات المالية، إنها تجعل من الممكن تتبع الغرض الذي استخدمت فيه الشركة مواردها، ومن أين جاءت هذه الموارد، وهذه أهم فوائد تسجيل القيود اليومية:
1. توثيق العمليات المالية:
يُعتبر دفتر اليومية أداة أساسية لتوثيق وتسجيل كل العمليات المالية التي تحدث في اليوميات اليومية للشركة، مثل البيع والشراء والتكاليف والإيرادات.
2. توفير معلومات دقيقة:
يوفر دفتر اليومية معلومات دقيقة وشاملة حول النقود الداخلة والنقود الخارجة من الشركة، مما يساعد في اتخاذ القرارات المالية الصحيحة.
3. التحقق والتدقيق:
معرفة كيفية تسجيل قيود اليومية تمثل أداة هامة لعمليات التحقق والتدقيق المالي، حيث يمكن للمدققين استخدامه للتأكد من صحة ودقة السجلات المالية للشركة.
4. توزيع التكاليف والإيرادات:
يُستخدم دفتر اليومية لتوزيع التكاليف والإيرادات على الحسابات المحاسبية المناسبة، مما يسهل عملية تحديد الأرباح والخسائر.
5. الامتثال للقوانين والتشريعات المحاسبية:
يعتبر تسجيل العمليات المالية في دفتر اليومية أحد المتطلبات الأساسية للامتثال للقوانين والتشريعات المحاسبية المحلية والدولية.
خطوات كيفية تسجيل قيود اليومية
1. تحديد الحسابات المعنية:
قبل أن تتمكن من كتابة إدخال دفتر اليومية ونشره، ستحتاج إلى تحديد الحسابات الموجودة في دفتر الرئيسي العام الخاص بك والتي ستتأثر بإدخال دفتر اليومية الخاص بك.
2. تحديد نوع القيد (دفتري أو تسوية):
من خطوات كيفية تسجيل قيود اليومية، تحديد نوع القيد، وتتضمن أنواع الحسابات الأصول والالتزامات والمصروفات والإيرادات وحسابات رأس المال/حقوق الملكية، يجب أن تندرج جميع إدخالات دفتر اليومية في المحاسبة ضمن إحدى هذه الفئات.
3. تسجيل الحسابات المدينة والدائنة مع القيم المالية المتعلقة:
تسجيل الحسابات المدينة والدائنة مع القيم المالية المتعلقة يعني تسجيل القيم المالية المتدفقة إلى أو من حسابات الشركة في دفتر اليومية، وتحديد ما إذا كانت الحسابات ستزيد فيها القيمة (حساب مدين) أم تقل (حساب دائن) يعتمد على نوع العملية المالية التي تم تسجيلها.
4. وصف القيد بشكل واضح:
يجب أن يكون الوصف مفهومًا وبسيطًا لتجنب اللبس والارتباك، استخدم اللغة الواضحة والبسيطة دون استخدام مصطلحات معقدة أو مفرطة التعقيد.
من المهم في خطوات كيفية تسجيل قيود اليومية، أن تحاول تقديم الوصف بشكل مختصر وموجز ولكن في نفس الوقت كافيًا لتوضيح العملية المالية المسجلة، اختصر الوصف بأقصر عبارة ممكنة دون فقدان المعنى.
5. التدقيق والتأكد من التوازن:
قم بمراجعة جميع القيود المسجلة في دفتر اليومية للتأكد من صحة المعلومات المدرجة وانتقائها بشكل صحيح، ثم قم بحساب مجموع الحسابات المدينة ومجموع الحسابات الدائنة لكل قيد.
بعد ذلك قارن مجموع الحسابات المدينة بمجموع الحسابات الدائنة لكل قيد، يجب أن يكونا متساويين لضمان التوازن، وفي حالة وجود أي اختلاف بين مجموع الحسابات المدينة والدائنة، قم بإجراء تدقيق متقدم للتحقق من سبب الاختلاف وتصحيحه.
6. التوقيع والتاريخ:
قبل التوقيع، يجب على المسؤول التحقق من صحة ودقة البيانات المسجلة في السجل المالي، والتأكد من أنها تمثل بشكل صحيح التدفقات المالية للشركة، ثم يقوم المسؤول عن إعداد السجل أو الشخص المخول بالتوقيع بتحديد هويته وتأكيد مسؤوليته عن البيانات المسجلة.
بعد التحقق والتأكد، يقوم المسؤول بتوقيع السجل المالي كتأكيد على صحة ودقة البيانات المسجلة وموافقته على المعلومات المدرجة.
7. نقل القيد إلى الدفتر الرئيسي للحسابات:
آخر خطوة من خطوات كيفية تسجيل قيود اليومية، هي بعد تحديد الحسابات، يتم نقل القيود من دفتر اليومية إلى الدفتر الرئيسي للحسابات، ويتم ذلك عادة بواسطة إدخال المعلومات المالية المتعلقة في كل قيد إلى الحسابات المناسبة في الدفتر الرئيسي، بعد نقل القيود، يجب على المحاسبين التحقق من دقة النقل والتأكد من توازن الحسابات في الدفتر الرئيسي.
بعد نقل القيود والتحقق من دقتها، يتم إغلاق الدورة المحاسبية الخاصة بالفترة الزمنية المعنية، مما يتيح بدء دورة جديدة للتسجيل المالي.
خاتمة:
يمثل دفتر اليومية أداة حيوية للشركات والمؤسسات في تسجيل وتوثيق العمليات المالية، وهو يسهم بشكل كبير في صناعة القرارات المالية السليمة والامتثال للمعايير المحاسبية الدولية.
وباستخدام خطوات كيفية تسجيل قيود اليومية التي ذكرناها، تضمن الشركة دقة المعلومات واتخاذ القررات الصحيحة.
إذا كان لديك أي استفسار لا تتردد في التواصل مع شركة إقرار للخدمات المهنية و الإستشارية والاستعانة بخدماتنا المختلفة التي توصلك بـ مكاتب محاسبة معتمدة، ومرخصة من وزراة التجارة ومعتمدة من هيئة المحاسبين والمراجعين.
